Respeite as regras de etiqueta nos e-mails corporativos

Respeite as regras de etiqueta nos e-mails corporativos

Mesmo com as redes sociais e demais aplicativos que permitem a troca de mensagens, imagens e vídeos os e-mails ainda são uma ferramenta importante de comunicação, principalmente em relação ao meio corporativo. Apesar das novas tecnologias os e-mails não deixaram de ser usados, porém podem esbarrar em um empecilho – a linguagem.

Mesmo com as redes sociais e demais aplicativos que permitem a troca de mensagens, imagens e vídeos os e-mails ainda são uma ferramenta importante de comunicação, principalmente em relação ao meio corporativo. Apesar das novas tecnologias os e-mails não deixaram de ser usados, porém podem esbarrar em um empecilho – a linguagem. A comunicação por meio dos aplicativos mudaram a linguagem, pois permite a inserção de emojis, uso de gírias, palavras abreviadas, erros de digitação, falta de coerência, repetições de termos e entre outros itens.

Já no meio corporativo esse tipo de dinâmica não é tão viável. Aquela ideia de que e-mail é um documento ainda prevalece, pois geralmente são informações importantes e a forma como o escreve reflete um posicionamento profissional tanto da pessoa quanto da própria empresa. Esqueça a informalidade das redes sociais. Nada impede que, dentro dos limites profissionais, o texto seja um pouco mais informal com quem já tem afinidade, mas sem deixar os padrões. Até mesmo nos e-mails corporativos existe regras de etiqueta.

Saudação: seja educado e cordial e comece o e-mail cumprimentando o destinatário. Termos como “Fulana, bom dia!”, “Prezados, boa tarde!”, ” Caro Fulano, boa noite!”, são importantes. IMPORTANTE: use a vírgula depois do nome para isolar o vocativo.

Linguagem: termos mais formais é adequado. Nem pense em usar gírias, emojis ou abreviações como “vc”, “tbm”, “Att.”, “ctz”, “tá”. “Oi”, “E ai?”, “Beijos”. IMPORTANTE: use palavras mágicas como “por favor”, “desculpe” e “obrigado”.

Desnecessário: evite o uso de palavras rebuscadas a exemplo de “convescote” ao invés de piquenique, pois pode prejudica a comunicação. IMPORTANTE: não use termos como “sem mais para o momento”, “venho através desta”.

Organize as informações: como em uma redação o e-mail tenha um começo, meio e fim. Coloque cada ideia num parágrafo, facilita a compreensão e leitura. IMPORTANTE: o espaçamento entre a saudação, cada parágrafo e a assinatura também deixa o e-mail mais organizado.

Formatação: é coerente usar a mesma fonte, tamanho e cor. É permitido destacar palavras que necessitam de mais atenção. IMPORTANTE: não deixe seu e-mail colorido, criando uma poluição visual.

Ortografia: esteja atento às regras. O Vocabulário Ortográfico da Língua Portuguesa diz que a inicial dos meses deve ser escrita com letras minúsculas. Não coloque acento grave antes de verbos ou palavras masculinas. IMPORTANTE: nunca digite todo texto em caixa alta, pois dá-se a impressão de que está gritando com o destinatário. E, claro, não redija seu e-mail todo com letras minúsculas.

Pontuação: a coerência e a coesão do seu e-mail também depende do uso correto das vírgulas e pontos finais. IMPORTANTE: não use repetição de pontos de interrogação ou exclamação “Bom dia !!!!!” “Recebeu meu e-mail????”

Encerrar o e-mail: sempre assine um e-mail corporativo. Encerre com frases como: “Qualquer dúvida estou à disposição”, “Aguardo seu retorno”. Pode ser usado também “Cordialmente” ou o clássico “Atenciosamente”, mas por extenso. Evite colocar somente “Att”. Crie uma assinatura com os dados pessoais como nome e sobrenome, nome da empresa e telefones de contato. IMPORTANTE: Não despeça com “beijos” ou “abraços carinhosos”.

Revisão: antes de enviar seu e-mail, revise. IMPORTANTE: seja objetivo no título ou no assunto.

Caixa de entrada: é importante que um e-mail seja respondido em no máximo 24 horas. IMPORTANTE: ter atenção ao conteúdo é fundamental para uma comunicação assertiva.

(Fonte: Administradores)




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