Comunicação interna: Conheça 10 ferramentas úteis

Comunicação interna: Conheça 10 ferramentas úteis

Neste post vamos apresentar ferramentas importantes que são aliadas das empresas para a comunicação interna. A comunicação interna nada mais é do que um conjunto de ações cujo objetivo é transmitir com facilidade mensagens relevantes dentro de uma organização. Ela passa a ser fundamental uma vez que consegue engajar a equipe de colaboradores e alinhar os discursos dentro da empresa.

Nas palavras da especialista em comunicação organizacional Margarida Kunsch, “Por comunicação interna se entende um sistema de informação paralela, e não substitutivo do fluxo comunicativo funcional, que circula por uma organização e é necessário para seu desenvolvimento.”

De acordo com a Associação Brasileira de Comunicação Empresarial, a equipe de Recursos Humanos é a responsável por fazer a comunicação interna em 63,2% das empresas. Mas qual a melhor maneira de estabelecer essa comunicação?

Em entrevista ao Comunique-se, Patrícia Gianini, coordenadora de comunicação da FIEP, disse que as organizações precisam primeiramente conhecer o perfil do público.

“Cada empresa precisa pensar e pesquisar antecipadamente qual canal irá utilizar para conversar com aquele público. Existem empresas de alta tecnologia, por exemplo, que utilizam mural no chão de uma fábrica para divulgar as informações, porque naquele setor e naquela situação funciona melhor”.

Vamos ver abaixo algumas ferramentas importantes e que podem funcionar para você:

1. Intranet
A intranet tem acesso permitido apenas aos funcionários. Por meio dela é possível divulgar todas as novidades da empresa, como fornecer informações, treinamentos, divulgar produtos, além de ajudar no crescimento do colaborador. Com a intranet, todos os funcionários têm uma comunicação padronizada, de fácil acesso e alcance de todos.

2. Rede Social Corporativa
Apesar de ser mais recente no mercado, a Rede Social Corporativa (RSC) pode funcionar perfeitamente para sua empresa ou agência, pela similaridade operacional com redes sociais tradicionais. Podemos considerá-la como uma intranet mais avançada. Além de engajar mais os funcionários, é de baixo custo e uma plataforma de nuvem (SaaS), onde todos podem participar.

3. Mural
O mural é importante na hora de deixar lembretes e fazer convites. O mural só irá funcionar se estiver bem visível para todos os funcionários. Portanto, é essencial que fique localizado em um ambiente de sua empresa por onde todos passam.

4. TV Corporativa
Podemos dizer que é um mural mais tecnológico. Também precisa estar num ambiente onde todos possam ver as informações contidas neste canal fantástico. Se possível, o ideal é que esteja espalhada em diversos locais da empresa para que todos os setores possam ver. Algumas dicas úteis de TV corporativa, ou como se preferir, mural digital.

Todos precisam entender a mensagem. Por isso, utilize textos curtos ou imagens.
Sua função é atrair a atenção dos funcionários. Deste modo, é essencial que tenha um visual bonito e atraente.
Assim como qualquer informação, precisa estar sempre atualizada.
Pode transmitir notícias que são relevantes para todos, não se esquecendo que o foco maior está na própria empresa.
O investimento pode ser até maior, mas a TV corporativa compensa e é muito eficaz para aquelas empresas que buscam um apelo visual, dando um outro olhar para o funcionário.

5. E-mail
Apesar de soar como algo antigo, o e-mail ainda tem muito efeito. Como ferramenta de comunicação interna funciona bem, já que os funcionários estão antenados em suas caixas eletrônicas. É útil para informar imprevistos, novidades e agendar reuniões.

6. Newsletter
Quando falamos de comunicação interna, é preciso inovar, utilizando novos formatos, canais e ferramentas. A comunicação também carrega consigo aprendizado. A newsletter pode ser impressa ou digital, dependendo do perfil da sua empresa, orçamento entre outras questões. Nela, está contida um resumo de informações e notícias úteis para os funcionários. Pode ser adotada com um ritual — com datas específicas — assim os colaboradores saberão que em tal dia chegará a newsletter.

7. Manual do colaborador
O manual do colaborador é uma maneira interessante e inteligente que funciona para novos funcionários. Contém detalhes sobre os benefícios oferecido pela empresa, bem como funcionamento e práticas adotadas. Podemos resumir como um guia rápido para quem acabou de ser contratado.

8. Caixa de sugestões
Numa empresa, existem pessoas com diversas características diferentes. Algumas mais abertas e dispostas a falar, outras nem tanto. A caixa de sugestões é ideal para aqueles colaboradores que têm ideias e excelentes sugestões, mas ao mesmo tempo têm receio ou vergonha de falar abertamente com o chefe ou líder de um setor. É possível escrever em anonimato e traz um resultado eficaz.

9. Reuniões
Embora a tecnologia tenha chegado para facilitar a vida de todos, ainda existem assuntos e ocasiões especiais que não há nada melhor do que um bate papo presencial. As empresas não podem dispensar esse tipo de canal, pois ajuda os funcionários a tirarem dúvidas importantes que muitas vezes pela internet geram ruídos na comunicação. Para alinhar os planejamentos da equipe e estabelecer metas é fundamental.

10. Videoconferência
Ela funciona semelhante às reuniões. Contudo, nem sempre os gestores e líderes estão no mesmo ambiente para conversar de assuntos importantes pessoalmente. Se a urgência for grande, uma chamada por vídeo pode resolver a situação. Além de ser útil, não atrasará nenhum processo. Portanto, se a ausência de pessoas é rotina na empresa devido a reuniões externas ou existência de outras filiais, investir em videoconferência é uma alternativa que funciona.

(Fonte: Comunique-se)

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